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Le Bullet Journal au travail

Aujourd'hui, j'ai le grand plaisir d'accueillir Claire, une bujoteuse repérée au détour d'Instagram. Sur son compte, elle affiche de belles photos minimalistes, toujours sur fond gris, et ses layouts me laissaient à chaque fois pantoise tellement je suis FAN. Elle a accepté de répondre à quelques questions et de nous en dire un peu plus sur l'utilisation de son Bullet Journal au travail.

Gérer des projets dans un Bullet Journal

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J’utilise deux carnets séparés pour gérer ma vie professionnelle et ma vie personnelle. Mon travail remplit déjà suffisamment mes journées pour ne pas avoir envie de retrouver ma liste de tâches le soir ou le week-end. Cette séparation est pour moi essentielle pour garder un certain équilibre !

J’utilise le Bullet Journal dans un contexte professionnel depuis début 2016 et il m’a fallu pas mal de temps et d’essais infructueux avant de trouver un équilibre et un processus de planification qui soit efficace pour moi. Je gère ainsi les plannings et tâches dans mon carnet Atoma, alors que j’utilise un calendrier digital pour mes rendez-vous et événements.

Planifier étape par étape

Je travaille dans le département “Innovation” d’une entreprise spécialisée dans des activités d’ingénierie. Je gère au quotidien plusieurs projets relativement simples sur lesquels j’ai un grand degré d’autonomie et d’initiative. Je n’ai donc pas la prétention de donner un cours magistral sur la gestion de projets en général mais plutôt une revue de la manière dont j’organise mon travail. J’espère néanmoins que ce retour d’expérience pourra être utile à certains-aines d’entre vous autant dans un cadre professionnel que personnel !

Définir des objectifs annuels

En ce qui concerne les objectifs annuels, je me réfère essentiellement aux objectifs que je discute lors de mon bilan annuel avec mon supérieur hiérarchique. Les objectifs sont toujours ambitieux mais réalisables et définis d’un commun accord en fonction de mes souhaits d’évolution et des différentes missions que l’équipe dans laquelle je travaille doit réaliser.

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Des objectifs annuels aux objectifs trimestriels

Pour réaliser chacun des objectifs annuels, je les intègre à mon planning comme n’importe quel projet. Ainsi, lorsque je définis mes objectifs trimestriels, je m’assure de prendre en compte les activités et études dont je suis responsable, mais aussi tous ces projets qui s’y ajoutent.

Pour chacun de ces projets annuels, je définis au moins un objectif au début du trimestre. Je suis ainsi sûre de pouvoir démontrer l’avancement de mes objectifs au fur et à mesure de l’année, sans parler de la satisfaction personnelle que leur réalisation procure.

Je fais un suivi régulier de l’avancement grâce à des barres de progression. L’évaluation n’est clairement pas très scientifique mais me permet rapidement de voir les sujets sur lesquels j’ai pris du retard et sur lesquels je dois concentrer mes efforts !

Mon planning mensuel est réalisé sous la forme d’un tableau : chaque ligne correspond à une semaine, chaque colonne a un projet.

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Réaliser un plan d’action mensuel

C’est à partir de ce plan d’action mensuel que les choses deviennent concrètes et que mes objectifs se déclinent en tâches. Sur une feuille volante, je prépare un calendrier du mois par semaine (1 ligne = 1 semaine) que je divise en autant de colonnes que de projets/activités en cours.

Pour chacun des projets, je définis des tâches en les répartissant de manière équilibrée entre les différentes semaines.

Généralement, j’essaie de faire en sorte que les tâches que je programme au début du mois ne représentent pas plus de 50% de mon temps de travail. De cette manière, il me reste de la place pour les imprévus dans la mesure du raisonnable.

Je mets ce plan d’action mensuel à jour tous les vendredis lorsque je fais le bilan de la semaine qui s’achève et que je prépare la semaine à venir.

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Mes pages hebdomadaires sont construites sur la base d’un layout horizontal. La liste de tâche constitue l’en-tête de la page de gauche. Le reste de l’espace est divisé en 6 : 5 espaces pour le nombre de jours travaillés et un espace pour les tâches de la semaine suivante.

Listes de tâches hebdomadaire et quotidienne

J’utilise une double page par semaine dans la section de mon carnet que je dédie au bullet journal (le reste étant des notes). Je prépare généralement la semaine à venir le vendredi en migrant ma liste de tâches de mon planning mensuel à ma page hebdomadaire. C’est aussi le moment ou je consulte mon agenda électronique pour noter pour chaque jours les réunions ou événements auxquels je dois me rendre. Si des événements s’ajoutent dans la semaine, je les écris directement dans mon journal, en plus de les ajouter à mon calendrier électronique.

Certaines tâches de ma liste hebdomadaire sont directement affectées à un jour en particulier (notamment lorsqu’elles sont liés à un rendez-vous ou une échéance), alors que d’autres sont simplement laissées dans la liste globale.

Mon planning quotidien est assez vague et laisse suffisamment de place pour la flexibilité qu’impose mon poste. Je planifie entre 50% et 70% de mon temps de travail disponible. Le temps qu’il reste est dédié aux imprévus, réunions improvisées et autres urgences.

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Que ce soit dans mon BuJo pro ou dans mon carnet perso, un seul mot d’ordre : la fonctionnalité. Je ne m’embarrasse pas de fioritures et utilise seulement trois stylos : un stylo Muji effaçable (0.5mm), un PaperMate Flair et un criterium. Toutes mes pages sont monochromes et minimalistes, ce qui m’aide à me concentrer sur l’essentiel : les tâches à réaliser !

Le mot de la fin

Le bullet journal est pour moi un formidable outil dans ma vie professionnelle car il me permet de rassembler toute l’information en un seul et même endroit et de l’avoir avec moi en toutes circonstances. Je peux très facilement avoir un historique des actions réalisées, faire le suivi du planning théorique de mes projets, des heures effectives passées sur chacun d’eux… La flexibilité du système original permet de créer une organisation construite complètement sur mesure en fonction de ses besoins.

Si mon système peut paraître compliqué et redondant (plusieurs niveaux d’objectifs et de tâches), il me permet de rester consciente de mes missions, et de mettre en oeuvre des actions au quotidien pour parvenir à leur réalisation. Si j’utilise cette structure dans mes activités professionnelles, je suis généralement plus flexible et moins précise lorsqu’il s’agit de mes projets personnels !

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